Transparentnost ve finančním účetnictví: oprava chyb a zavádění nových pravidel

Velká obchodní společnost s měsíčním obratem 14 milionů rublů kontaktovala Neskuchnye. Z důvodu důvěrnosti ji budeme nazývat „Tichý bazén“.

Na první pohled všechno vypadalo perfektně: čistý zisk majitele konzistentně těšil, neexistovaly žádné cash mezery a provozní zprávy (cash flow a provozní zisk) se zdály být bezchybné a vzbuzovaly důvěru. Tichyi Omut ale měl i své vlastní zápory.

První hovor

Rozvaha je zpráva, kde se aktiva musí striktně rovnat pasivům. Ale „Tichý vír“ měl s tím problémy: zůstatek se neshodoval, i když v rámci přijatelného procenta. Zdálo by se to jako maličkost, ale právě to se stalo první indicií.

Finanční ředitel se rozhodl záhadu vyřešit, protože pokud je rovnováha narušena, znamená to buď selhal účetní systém, nebo se někdo rozhodl hrát si vlastní hru s čísly.

Zůstatek společnosti „Quiet Pool“

Lov hmyzu: Dva důležité kroky

Krok 1. Audit informačního systému

První věc, kterou Neskuchny Findir udělala, bylo ponoření se do zpráv. Zkontrolovala správnost každého dokumentu, logiku tvorby dat a „slepá místa“ – oblasti, kam se obvykle nedívají, ale přitom tiše kazí celkový obraz.

Několik technických nedostatků bylo opraveno, ale zůstatek nadále „unikal“ – nesrovnalosti nezmizely.

Krok 2. Inventář

Pak nastal čas na vážná opatření – kompletní inventuru. Findir a majitel zkontrolovali zůstatky na skladu, odsouhlasili pohledávky a závazky a podrobně analyzovali pohyb zboží a finančních prostředků.

A právě zde se „Tichý bazén“ setkal s nepříjemnou pravdou: údaje v operačních záznamech byly úmyslně zfalšovány.

Ukázalo se, že někteří zaměstnanci zkreslovali čísla, aby zakryli nedostatky. Jak se to stalo?

Společnost neměla oficiální pokladnu ani terminál pro přijímání plateb v hotovosti. Peníze přijaté v hotovosti za zboží zaměstnanci zaznamenávali jako doklady na jeden z několika (asi šesti) zúčtovacích účtů.

Například za poslední měsíc na jednom z účtů zobrazili 500 tisíc rublů v hotovosti. Aby zůstatky a obrat na tomto účtu byly evidovány, podhodnotili částku převodu na jiný účet.

Problém zhoršovala skutečnost, že systém skladového účetnictví nefungoval jako účetní program. V účetnictví je převod z jednoho účtu na druhý jedna operace, ale ve skladu musely být provedeny dvě: odpis a příjem. Zároveň systém nekontroloval shodu částek, což zaměstnanci zneužívali ke zkreslování dat.

Vizuálně vypadaly zůstatky a obraty věrohodně. Další zmatek způsobovala zpoždění v příjmu plateb – někdy až druhý den, někdy později kvůli víkendu.

Když byla data nahrána do Tabulek Google a porovnána s bankovními výpisy, skutečný obraz peněžních toků se vyjasnil. Skladové záznamy však obsahovaly zkreslené informace, což vedlo k nesrovnalostem.

Nová pravidla v „Tichém bazénu“

Aby společnost obnovila poctivost a pořádek, zavedla přísná pravidla ↓

• Úprava dokumentů – pouze podle plánu: Pokladní může provádět změny v dokumentech nejpozději tři dny od jejich vytvoření.

• Pokladní kniha je novým strážcem pořádku: Dříve to tak nebylo, nyní se to stalo hlavním svědkem finančních událostí.

• Řízení přístupu: Pokladní pracuje pouze s hotovostí a bankovními doklady, kupující pouze s převzetím zboží. Nikdo jiný nemůže jít tam, kam nemá.

Kromě toho byli problematičtí zaměstnanci suspendováni z práce a bylo zahájeno trestní stíhání. Společnost začala s rotací odpovědných osob – čerstvé síly a nový pohled na procesy.

„Celkem bylo ukradeno 10 milionů rublů. Zároveň jen málokdo přemýšlí o tom, jak přesně se jim podařilo pachatele přivést k trestní odpovědnosti. Odhalení faktů o krádeži nestačí k zahájení trestního stíhání.“

Ve skutečnosti nám tento proces trval téměř dva měsíce, během kterých se práce prakticky zastavila a stále se nemůžeme plně vrátit do pracovního rytmu. Celou tu dobu jsem komunikoval s auditorskou společností, která provedla nezávislý audit. Obnovili pokladní knihu, aby potvrdili pohyb finančních prostředků v pokladně, což zaměstnanci bez podezření podepsali.

Na práci jsem se podílel já, auditor a právník, kterého si společnost najala. Řekl, že asi 95 % takových případů se ve fázi forenzního šetření rozpadne. Díky pečlivé přípravě jsme se dostali do těchto vzácných 5 % a nyní bylo trestní stíhání oficiálně zahájeno.

Historie ukazuje, že i když jste odhalili krádež, neznamená to, že můžete okamžitě jít na policii a podat oznámení. Postup je složitý a vyžaduje seriózní přípravu.“

Jekatěrina Vasiljevová

Sečteno a podtrženo, čísla, kterým můžete věřit

Díky tomu společnost nejen vylepšila informační systém, ale kompletně změnila finanční kulturu ↓

• Zůstatek dosáhl 100 %.

• Krádeže ustaly a podnik ušetřil stovky tisíc rublů.

• Transparentnost účetnictví se stala základem pro sebevědomé plánování dalšího růstu.

Nyní majitel „Quiet Whirlpool“ klidně hledí do budoucnosti s vědomím, že peníze jsou pod spolehlivou ochranou a v podnikání nejsou žádní ďáblové ↓

• Dividendy jsou vypláceny včas a v plné výši.

• Peněžní tok je efektivně kontrolován a řízen.

• Společnost se stala finančně stabilní a bezpečnou.

• Tým pracuje na základě přesných a poctivých dat.

• Přesnost plánování se zvýšila na 80 %.

Tento příběh je živoucím důkazem toho, že systematický přístup a poctivost ve finančním účetnictví jsou klíčem ke stabilitě a kompetentnímu rozvoji podnikání.

Pomůžeme vám řešit úniky a shromažďovat transparentní zprávy

Každý den ti, co hledají zábavu, pomáhají majitelům moudře hospodařit s jejich financemi, odhalovat tajemství ztracených peněz a vybírat kýžené dividendy. Stačí se podívat, co dělají:

• Finanční účetnictví ukázalo, že účetní ukradl 4 miliony ₽

• Krádež zaměstnanců: jak byli dopadeni obchodníci, kteří ukradli téměř veškerý zisk

• Podvod v řádu milionů: odhalena krádež v cestovní kanceláři

I vy můžete začít s námi spolupracovat: druh firmy, město a dokonce země nejsou důležité. Pracujeme online, takže můžeme spolupracovat s podniky z jakéhokoli města v Rusku, SNS a Evropě.

Začněte jednoduše: stáhněte si naši šablonu finančního modelu a udělejte si svá čísla správný řád. Je to zdarma↓

[FORM PRESET=”I” – “Šablona finančního modelu” /]

• První hovor
• Lov hmyzu: Dva důležité kroky
• Nová pravidla v „Tichém bazénu“
• Sečteno a podtrženo, čísla, kterým můžete věřit
• Pomůžeme vám řešit úniky a shromažďovat transparentní zprávy