Dáváme návod: jak zorganizovat práci ve skladu „od nuly“? blog Scloud

Majitelům výrobních a obchodních firem není třeba vysvětlovat, proč je sklad potřeba a jakou strategickou funkci plní. Mnoho začínajících podnikatelů, kteří chtějí ze své činnosti získat maximální zisk a co nejdříve vrátit investice do rozvíjejícího se podnikání, však zanedbává potřebu pronájmu prostor pro skladování produktů.

To je částečně způsobeno tím, že náklady na pronájem nebytových prostor zůstávají na poměrně vysoké úrovni, a to i přesto, že hospodářská krize „podkopala“ značný počet potenciálních klientů, kteří byli nuceni ukončit své podnikání.

Dnes si s vámi povíme o tom, jak organizovat práci skladu „od nuly“, uvedeme několik „litinových“ argumentů ve prospěch jeho nezbytnosti a také se zamyslíme nad tím, jak a na čem můžete ušetřit peníze při organizaci jeho práce.

Všechno se zdá jasné. Tak pojďme!

Klasifikace

Abyste si správně zvolili strategii pro uspořádání skladových prostor, musíte mít jasnou představu o tom, jakou funkci budou plnit pro vás, a to jak jako majitele, tak i pro vaše potenciální kupce. Všechny sklady lze rozdělit do tří kategorií:

1. Administrativní a domácíTakové prostory se zpravidla používají ke skladování zásob, potravinářských výrobků pro vnitřní potřebu, léků, domácích chemikálií a dalších výrobků, které nejsou určeny k prodeji. Stává se, že „administrativní oddělení domácnosti“ je vytvořeno v rámci technické místnosti, takříkajíc, za účelem úspory. Současná legislativa upravující tuto problematiku to nezakazuje;
2. Technologický. Tyto sklady jsou jakýmsi „překladištěm“ pro produkty, které si budete sami vyrábět nebo přivézt od výrobce. Rychlost přepravy zboží bude do značné míry záviset na práci takového skladu, protože pro tyto potřeby dnes existuje spousta softwaru určeného k vytvoření pohodlných podmínek pro evidenci skladových položek. Jako dobrý příklad uvádíme 1C: Správa obchodu! Podívejte se na ceny a využijte bezplatný přístup k produktu po dobu 14 dnů;
3. Vedlejší. Název tohoto typu skladu mluví sám za sebe. Některým obzvláště šetrným podnikatelům se daří kombinovat všechny tři typy skladů v rámci jedné oblasti, ale není to tak úplně správné. V našem případě, pokud mluvíme o „technické místnosti“, je lepší ji uspořádat v rámci kanceláře. Bude to tak levnější a nebude to překážet v práci.

Jak vidíte, obecný pojem „sklad“ má poměrně široké paradigma významů. V mnoha ohledech závisí budoucí úspěch tohoto podniku na jasném pochopení toho, k jakým účelům budou prostory v budoucnu využívány.

Kde začít?

Jakmile se rozhodnete pro účel budoucího skladu, je čas začít hledat vhodný prostor. Shodou okolností se většina prostor určených pro tyto potřeby nachází v průmyslových zónách měst.

Částečně tomu napomohla privatizace, kdy dostatečně „solventní“ pánové jednoduše koupili celé budovy zchátralých továren a následně začali prostory pronajímat. Je třeba se připravit na to, že sklad umístěný příliš daleko od vaší kanceláře může vytvářet určité nepohodlí v interakci s budoucími zaměstnanci v této oblasti.

• V každém případě mají vzdálené sklady jednu výhodu: náklady na pronájem mohou být výrazně nižší (obecně vysoké) než v oblastech nacházejících se blíže centru města.

Chcete-li najít správné místo, můžete použít dvě známé metody:

1. Vyhledejte si informace na internetu. Zde se můžete spolehnout na poměrně širokou škálu nabídek;
2. Jezděte po městě a věnujte pozornost cedulím. Zpravidla na obzvláště „notoricky známých“ místech visí i s cenou pronájmu za 1 m²;
3. Zeptejte se svých přátel. Je docela možné, že i oni sami nedávno hledali vhodné prostory;
4. Vyberte si místo blízko budoucích zákazníků (pravděpodobně už přesně víte, komu budete své produkty prodávat).

Bez ohledu na to, kde bude sklad umístěn a jaké nájemné si majitel bude účtovat, je důležité zvážit jeho budoucí „výzdobu“. Na internetu najdete obrovské množství standardních rozvržení, z nichž jedno lze aplikovat i na vaši oblast. Obrázek výše ukazuje standardní plán určený pro zodpovědné skladování produktů – právě náš případ!

Co bude dál?

Po podpisu nájemní smlouvy je nutné začít s vybavením prostor. Předtím je však důležité si smlouvu pečlivě přečíst a s majitelem si ujasnit, kdo bude platit energie. Dříve jsme psali o tom, že se tato otázka stává kamenem úrazu v otázkách nájmu. Zde byste měli být opatrnější.

Předpokládejme však, že všechny nejednoznačné aspekty spolupráce byly vyřešeny a nyní je třeba zorganizovat přímou práci skladu. V závislosti na tom, jak dobře jsou prostory pro to uzpůsobeny, bude záviset pořadí dalších kroků.

Na trhu je poměrně dost nabídek, kde se pronajímají hotové sklady s regály, paletami, službami vysokozdvižných vozíků, zvedáky atd. Pokud to není váš případ, budete si muset vybavení a zařízení pronajmout (pomůže internet), což je dodatečný výdaj. V každém případě vám to dává možnost uspořádat si prostor přesně tak, jak chcete. V této fázi budete muset udělat alespoň několik věcí:

1. Dohodněte se s pracovníky na provedení „hrubé“ práce (umístění polic, výroba příček, úklid prostoru atd.);
2. Dále se musíte dohodnout s přepravní společností, která přepraví většinu produktů do skladu;
3. Najděte lidi z řad skladníků (nejlépe s dobrými pracovními zkušenostmi), odhadněte, jaký by měl být počet zaměstnanců;
4. Pokud máte vlastní nákladní dopravu, budete potřebovat řidiče a speditéra;
5. Pořiďte si specializovaný software. Měl by být levný.

Diagram ukazuje dobře koordinovanou práci skladového personálu.

Pozornost k zaměstnancům

Obzvláště důležití budou lidé, se kterými budete spolupracovat. Jejich efektivita, zodpovědnost a základní slušnost určí, jak správně bude sklad naplněn, jak rychle budou produkty odeslány a zda se vyskytnou problémy s poškozením nebo krádeží produktů.

• V jednom z našich předchozích článků jsme hovořili o tom, jak účetnictví odepisuje poškozené nebo odcizené zboží z rozvahy organizace. Určitě si to přečtěte, ale doufáme, že to nebudete potřebovat.

Pokud si nejste jisti svými „náborovými“ schopnostmi, můžete a měli byste svěřit výběr personálu personální agentuře. Jejich specialisté se zpravidla dobře orientují ve specifikách této práce, vědí, jak identifikovat potenciální zloděje a flákače, díky čemuž budou kandidáti, kteří výběrem projdou, prakticky připraveni pro vás pracovat. Zde byste neměli zapomínat na ochranu práce. Jak dobře znáte legislativu v této oblasti? Určitě se s ní seznamte.

Kromě všeho ostatního bude nutné vyřešit problémy se speciálním oblečením, rozvrhem personálu, vnitřním denním režimem, odpočinkovou zónou a mnoha dalšími věcmi, což se do jisté míry liší od „kancelářské“ práce. Nezapomeňte, že v podmínkách ruského klimatu bude nutné zaměstnancům poskytnout bezplatný čaj a „sušenky“. Pokud je to v kanceláři spíše „rozmar“, pak ve skladu je to již naléhavá potřeba.

O kontrole práce

„Důvěřuj, ale prověřuj“ – jediný správný přístup k práci se skladníkem. To neznamená, že musíte každý den chodit do skladu, sedět někde v rohu a pozorně sledovat, jak ostatní dělají svou práci. Stačí se pravidelně přihlašovat do 1C přes internet a sledovat, kolik produktů ve skladu zbývá, jaké zásilky probíhají, jak rychle skladníci „uvolňují“ přijíždějící vozidla atd. Současný vývoj programů vám umožňuje dělat to nejen z pracoviště, ale například z telefonu, notebooku nebo tabletu. Služba „1C Rent“ tomu do značné míry napomáhá.

Závěry

• Na základě všeho výše uvedeného můžeme dojít k závěru, že organizace skladových operací je poměrně pracný, ale docela proveditelný proces, kde hodně záleží na přístupu k podnikání, dostupných zdrojích a týmu, který vás obklopí. Zda budete spolupracovat s podobně smýšlejícími lidmi nebo s jednoduchými „nájemníky“, je jen na vás. Doufáme, že vám materiál, který nabízíme, pomůže rozvíjet vaše podnikání!

Přejeme vám hodně štěstí a brzy na viděnou!