Automatizace toku dokumentů ve stavebnictví: zavedení archivu projektové a rozpočtové dokumentace

Dne 1. července 2021 byl přijat federální zákon č. 275-FZ „O změnách územního zákoníku Ruské federace a některých legislativních aktů Ruské federace“ (dále jen federální zákon č. 275-FZ), podle kterého developer, technický zákazník nebo osoba, která zajistila provedení inženýrských průzkumů a (nebo) přípravu projektové dokumentace v případech uvedených v částech 1.1 a 1.2 článku 48 Územního řádu Ruské federace Federace (dále jen RF GRK), která zajišťuje přípravu projektové dokumentace s využitím nákladově efektivní projektové dokumentace pro opětovné použití, dokončí tuto přípravu do 1. října 2021 v souladu s postupem stanoveným článkem 48.2 Kodexu (v platném znění v platnosti před 1. říjnem 2021). Cenově výhodná projektová dokumentace pro opětovné použití, informace o které jsou od 1. října 2021 zařazeny do jednotného státního rejstříku znaleckých posudků projektové dokumentace pro investiční akce (dále jen GIS USRZ), jsou uznávány jako standardní provedení dokumentace.

V souladu s částí 1 článku 48.2 občanského zákoníku Ruské federace (ve znění federálního zákona č. 275-FZ) je projektová dokumentace, která získala kladný závěr ze státní zkoušky projektové dokumentace a byla použita při stavbě nebo rekonstrukce projektu investiční výstavby, pro který bylo získáno povolení k jeho uvedení do provozu, může být rozhodnutím federálního výkonného orgánu pověřeného vládou Ruské federace uznáno jako standardní projektová dokumentace způsobem stanoveným vládou Ruské federace.

Část 2 článku 48.2 Kodexu stanoví, že informace o standardní projektové dokumentaci jsou zahrnuty do jednotného státního rejstříku odborných posudků na projektovou dokumentaci pro projekty investiční výstavby federálním výkonným orgánem pověřeným vládou Ruské federace.

V souladu s odstavcem 5 oddílu II Pravidel pro používání standardní projektové dokumentace federální výkonné orgány, výkonné orgány ustavující entity Ruské federace, orgány místní samosprávy, právnické osoby vytvořené Ruskou federací, ustavující subjekt Ruské federace Ruská federace, obecní subjekt, právnické osoby, podíly na oprávněném (podíl) ), jehož kapitál Ruská federace, zakládající subjekty Ruské federace, obce tvoří více než 50 procent, ode dne zařazení informace o standardu projektová dokumentace, výlučné právo, které náleží Ruské federaci, ustavujícímu subjektu Ruské federace nebo komunálnímu subjektu, v GIS USRZ, při přípravě projektové dokumentace ve vztahu k projektu investiční výstavby, jehož výstavbu zajišťují, použít standardní projektovou dokumentaci zpracovanou ve vztahu k záměru investiční výstavby obdobného účelu, projektové kapacity, přírodních a jiných podmínek území, na kterém je takováto stavba plánována (s výjimkou případů zpracování projektové dokumentace pro účely stavby zvlášť nebezpečné, technicky složité, jiné určuje hlavní hospodář prostředky odpovídajícího rozpočtu na investiční akce, případy zpracování projektové dokumentace na základě koncesních smluv, smluv o partnerství veřejného a soukromého sektoru, jakož i za účelem rekonstrukcí, velkých oprav investičních akcí , provádění prací na zachování kulturních památek).

V souladu s odstavci 2, 3 a 4 oddílu I Pravidel pro používání standardní projektové dokumentace (dále jen Pravidla použití), schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 1. března 2022 č. 278, při provádění architektonického a stavebního návrhu, výstavby, rekonstrukce zpracovatel investičního záměru, technický objednatel, osoba, která zajistila provedení inženýrských průzkumů a (nebo) zpracování projektové dokumentace v případech uvedených v části 1.1 a 1.2 zákona č. článek 48 Občanského zákoníku Ruské federace, má právo používat standardní projektovou dokumentaci vypracovanou ve vztahu k projektu investiční výstavby podobného účelu, projektové kapacity, přírodních a jiných podmínek území, na kterém je taková výstavba nebo rekonstrukce plánována.

V souladu s nařízením Ministerstva výstavby a bydlení a komunálních služeb Ruské federace ze dne 2. března 2022 č. 135/pr byla schválena kritéria, na základě kterých byla podobnost navrženého projektu investiční výstavby a hl. je zřízen stavební záměr, pro který byla zpracována projektová dokumentace, u kterého bylo rozhodnuto o použití standardní projektové dokumentace (dále jen kritéria podobnosti):

1. Účel navrhovaného zařízení investiční výstavby (dále jen projektované zařízení) odpovídá účelu zařízení investiční výstavby, pro který byla zpracována projektová dokumentace, ve vztahu k němuž bylo rozhodnuto o uznání projektové dokumentace. jako standardní projektová dokumentace (dále jen zařízení investiční výstavby).

2. Výkon projektovaného zařízení odpovídá výkonu zařízení investiční výstavby (přípustná odchylka hodnoty není větší než 10 %).

3. Plocha a (nebo) délka navrhovaného objektu odpovídá ploše a (nebo) délce záměru investiční výstavby (přípustná odchylka hodnoty není větší než 10 %).

4. Přírodní podmínky území, ve kterém je plánována výstavba (klimatická oblast a podoblast, větrná oblast, sněhová oblast, intenzita seismických vlivů, inženýrské a geologické poměry) navrhovaného záměru odpovídají přírodním podmínkám území, na kterém se nachází se nachází objekt investiční výstavby.

Implementace elektronického podpisu v JSC Apatit

Implementace MCD ve skupině společností TMK

V tomto článku se budeme zabývat tématem vytvoření elektronického archivu projektové a odhadové dokumentace založené na EDMS ve stavebních společnostech. Právě s tímto typem dokumentů pracují stavební organizace ve všech fázích projektu. Před zahájením výstavby zařízení společnost vypracuje, koordinuje a provede posouzení projektové a odhadní dokumentace. To může trvat měsíce. Kromě toho všechny projektové dokumenty vyžadují záznam a uložení v souladu s federálním zákonem „O archivnictví v Ruské federaci“. Ale co velké množství dokumentace? Pouze jeden projekt může být doprovázen stovkami dokumentů. V tomto případě je pro zaměstnance obtížné najít potřebné papíry, nemluvě o tom, že se zvyšuje riziko ztráty dokumentů. Existují dva způsoby, jak uspořádat pohodlnou správu dokumentů:

1. Vytvořit elektronický archiv ve formě knihovního systému – kdy jsou papírové dokumenty uloženy uvnitř a informační systém zobrazuje, na které polici se dokument nachází;
2. Implementovat firemní elektronický systém správy dokumentů, který bude optimalizovat nejen vyhledávání dokumentů, ale i účetní a schvalovací procesy a zároveň zaručí bezpečnost dat.

Řekneme si více o možnostech EDMS pro stavebnictví.

Elektronický archiv projektové dokumentace na bázi EDMS

EDMS umožňuje organizovat nejen jediné úložiště elektronických verzí papírových dokumentů, ale poskytuje také nástroje pro spolupráci a rychlý přístup k datům a zároveň vymezuje uživatelská přístupová práva. Pokud například zaměstnanec potřebuje najít nákladovou položku projektu mezi tisíci doklady, pak stačí zadat do systému pouze určité atributy dokladů. Pokud je společnost velká a má mnoho stavebních projektů, měli byste při výběru EDMS věnovat pozornost výkonu systému s velkými objemy dat. Na základě EDMS Dokumenty WSS můžete vytvořit 10 000 dokumentů za den a 3,5 milionu za rok. Kromě toho mohou společnosti nezávisle nastavit cesty schvalování dokumentů.

Možnosti řešení projektové dokumentace archivu WSS Docs

• Překlad projektové dokumentace do elektronické podoby pro snadnou práci s ní;
• Strukturování dokumentace a rychlé vyhledávání podle atributů;
• Ochrana informací nastavením přístupu k dokumentům;
• Příprava souborů projekční a odhadní dokumentace pro zákazníka a různé kontrolní orgány

WSS Docs podporuje práci s následujícími typy dokumentů projektové dokumentace:

• projekty
• Objekty
• Smlouva
• Naplánovat
• investiční program
• Nákladová položka
• Externí technické specifikace
• Interní technické specifikace
• Комплект
• Projektová dokumentace
• Oznámení o dokončené práci
• odhad
• Povolení provádět změny
• Odeslaná faktura
• Došlá faktura

Díky integraci WSS Docs a Microsoft Project Server můžete propojit projektové řízení a správu projektové a odhadové dokumentace. Chcete-li to provést, při vytváření karty dokumentu ve WSS Docs vyberte úkol plánu projektu v MS Project. Poté webový přístup Project uloží odkaz na tento dokument a naváže se připojení.

Pro stavbu i malého zařízení se obvykle sestavuje velký seznam průvodní dokumentace. A pokud je projekt velký, může se doba jeho dokončení protáhnout na měsíce a roky. Během realizace projektu se zaměstnanci často potřebují dostat k dokumentům, proto jim musí být zajištěn rychlý a pohodlný přístup. Systém WSS Docs poskytuje možnost zobrazit na kartě projektu všechny dokumenty k tomuto projektu najednou: sestavy, výkresy, odhady, technické specifikace, oznámení o provedených pracích, došlé a odchozí faktury a také provozní dokumenty související s tímto projektem ( došlé a odchozí dopisy, protokoly jednání, smlouvy, objednávky atd.).

Za zmínku stojí, že EDMS má díky systému další funkci generování zpráv SQL Reporting Services. Pomocí tohoto řešení můžete generovat jakékoli zprávy o organizačních a administrativních dokumentech a dokumentaci návrhu a odhadu.

Obchodní výhody implementace archivu návrhů a dokumentace jsou zřejmé – existují tři hlavní efekty:

• Díky strukturovanému archivu mohou zaměstnanci samostatně vyhledávat dokumentaci v archivu díky jednotné struktuře všech projektů, což v konečném důsledku snižuje časové náklady
• Dodržují se termíny koordinace a schvalování dokumentace, čímž se vyhnete pokutám ze strany zákazníků
• Zlepšení výkonnostní disciplíny díky transparentnosti schvalovacích procesů

Pokud vás řešení WSS Docs Design and Design Archive zaujalo, můžete se s ním blíže seznámit pomocí odkazu nebo si objednat ukázku systému.